Relação com os Fornecedores

Os fornecedores desempenham um papel fundamental nos negócios do Grupo Patense. Atuamos como parceiros de longo prazo e confiança em toda a nossa cadeia de valor, buscando estabelecer relações mutuamente benéficas. Comprometemo-nos a agir com honestidade e esperamos que nossos fornecedores cumpram todas as leis aplicáveis, incentivando-os a adotar princípios éticos relacionados ao meio ambiente e responsabilidade social.

O Grupo Patense garantirá sempre as mais elevadas práticas éticas na seleção, negociação e administração de todas as atividades comerciais, tratando com respeito todos os fornecedores, sem privilégios ou discriminação de qualquer natureza, independentemente do volume de negócios que mantém com a empresa.

As relações com fornecedores devem ser baseadas em critérios técnicos e éticos, em conformidade com as normas e procedimentos de compras e contratação de terceiros. Todos os colaboradores devem respeitar as condições contratuais e comerciais estabelecidas, além de manter a confidencialidade das informações compartilhadas entre o Grupo Patense e seus fornecedores.

Os fornecedores comprometem-se a preservar as condições de confiança mútua, incluindo o sigilo e o cumprimento das garantias contratuais. A violação dessas obrigações pode resultar na rescisão das relações comerciais.

A contratação de fornecedores e parceiros estará condicionada ao cumprimento da legislação e regulamentação aplicável ao serviço ou produto contratado, bem como às regras e orientações de conduta estabelecidas neste manual. Somente aqueles que respeitarem esses requisitos serão selecionados e contratados.

É estritamente proibido que qualquer colaborador, independentemente de departamento ou nível hierárquico, favoreça qualquer fornecedor de produtos ou serviços, ou seja favorecido por eles, por meio do recebimento de presentes, brindes, gratificações, doações ou favores relacionados.

De modo a garantir as premissas explicitadas neste código, fica estabelecido que todos os colaboradores, independentemente de serem funcionários ou não, estão estritamente proibidos de:

• Estabelecer qualquer tipo de relação comercial, atuando como representante das empresas pertencentes ao Grupo Patense, com empresas nas quais o próprio colaborador ou seus familiares possuam interesse ou participação direta ou indireta, sem a devida autorização de seu superior hierárquico, que deverá ser, no mínimo, um gerente ou equivalente;
• Estabelecer qualquer tipo de relação comercial com fornecedores das empresas do Grupo Patense, caso o cargo ou a função do colaborador lhe conceda autoridade para definir e/ou selecionar tais fornecedores, é estritamente proibido. Qualquer relação comercial com um fornecedor deve ser comunicada previamente, por escrito, ao respectivo superior hierárquico ou à Diretoria, como requisito obrigatório;
• Aceitar benefícios pessoais, como pagamento em dinheiro ou mercadoria, viagem, almoço, jantar ou qualquer vantagem advinda de relacionamento com fornecedor. Despesas com viagem, hospedagem e refeições devem sempre ser pagas pelas empresas do Grupo Patense, mesmo que o convite parta do fornecedor.

No caso dos colaboradores que atuam na diretoria, os produtos recebidos a título de amostra para análise comercial não são considerados como presentes. Essas amostras devem permanecer dentro das empresas do Grupo Patense e serem devolvidas ao fornecedor assim que for concluída a decisão de adquiri-las ou não.

Família e Parentes

A contratação de parentes ou pessoas com vínculo de relacionamento próximo de colaboradores é permitida somente se eles não estiverem na mesma linha hierárquica.

A admissão de parentes ou pessoas com vínculo de relacionamento próximo de qualquer colaborador do Grupo Patense somente ocorrerá com a autorização da Diretoria/Gerência. Além disso, o candidato deverá passar pelo processo seletivo formal estabelecido pela empresa.

Sempre que um colaborador fizer uma indicação de um candidato que se enquadre como parente ou relacionamento próximo, ele deverá informar ao setor de Recursos Humanos sobre esse vínculo. Situações já estabelecidas na empresa no momento em que este código entra em vigor serão respeitadas.

As relações entre parentes ou pessoas com relacionamento próximo não devem influenciar o desempenho dos colaboradores e devem ser conduzidas com discrição, observando as disposições estabelecidas neste código.

Em caso de conflito de interesse, é obrigação do colaborador comunicar imediatamente seu superior hierárquico e a área de Recursos Humanos, a fim de que o conflito seja analisado e resolvido.

Decisões que sejam motivadas por interesses pessoais, familiares ou outros interesses particulares não serão aceitas. Todas as avaliações de desempenho devem ser baseadas no mérito, visando proporcionar igualdade de acesso às oportunidades de desenvolvimento profissional, levando em consideração as habilidades, competências e contribuições de cada profissional.

Situações não mencionadas neste item serão analisadas em conjunto pela Diretoria e pelo Departamento de Compliance.

Transações com Partes Interessadas

Para garantir a transparência e a integridade em nossas transações com partes interessadas, temos um forte compromisso em seguir as melhores práticas de mercado e atender à legislação aplicável. Todas as nossas transações com partes interessadas são conduzidas com base em critérios objetivos e equitativos, sem qualquer discriminação ou favorecimento indevido.

O Grupo Patense garante que todas as transações entre a empresa e quaisquer partes interessadas sejam realizadas no melhor interesse da companhia, com total independência, transparência, equidade e em conformidade com as leis aplicáveis e com este código de ética e conduta.

Para assegurar que nossas transações com as partes interessadas sejam conduzidas de maneira ética e transparente, adotamos políticas e procedimentos claros e bem definidos. Isso inclui uma avaliação cuidadosa dos riscos associados às partes interessadas com as quais realizamos negócios.

O Grupo Patense mantém relacionamentos apenas com fornecedores, prestadores de serviços, terceiros e parceiros que possuam uma reputação íntegra e estejam qualificados para cumprir os contratos estabelecidos. Além disso, garantimos que todas as transações com partes interessadas sejam adequadamente documentadas e registradas, com as devidas autorizações e aprovações. Implementamos medidas para assegurar que nossas equipes de compras, vendas e demais envolvidos nessas transações recebam treinamento e orientação adequados.

Antes de finalizar operações relacionadas a novos negócios, como fusões, incorporações, aquisições de organizações ou ativos, formação de parcerias, joint ventures ou consórcios, o Grupo Patense conduzirá a Due Diligence de Integridade. O objetivo dessa análise é identificar o histórico de possíveis envolvimentos em corrupção, suborno ou outras condutas ilegais ou antiéticas por parte da empresa "alvo" ou de seus executivos e colaboradores.

Informações confidenciais e privilegiadas

É estritamente proibido que qualquer colaborador utilize informações privilegiadas ou confidenciais, adquiridas durante o exercício de suas atribuições dentro ou fora da empresa, em benefício próprio ou de terceiros. Também é proibido repassar essas informações sem a prévia autorização por escrito do superior hierárquico, assim como diretrizes, normas, políticas e procedimentos.

Conferências, palestras e apresentações relacionadas à empresa ou que contenham informações sobre suas atividades só poderão ser realizadas mediante autorização prévia da Diretoria correspondente.

Qualquer solicitação externa ou de colaboradores para a realização de trabalhos acadêmicos que abordem as atividades da empresa, desde que não envolvam assuntos e informações estratégicas, deve ser autorizada pela respectiva Diretoria.

Todo o material produzido pelos colaboradores durante o período em que estiverem empregados na empresa, no exercício de suas funções, é propriedade exclusiva do Grupo Patense. É estritamente proibido apagar, destruir ou disponibilizar esse material a terceiros.

Proteção de dados pessoais

Ao analisar as operações realizadas pelo Grupo Patense, verifica-se que a empresa se enquadra no conceito de controlador de dados. No desempenho de suas atividades, o Grupo Patense tem acesso a plataformas digitais e documentos físicos que tratam de dados pessoais coletados e mantidos pela empresa. Consequentemente, o Grupo Patense implementou medidas para garantir a segurança da informação e a proteção dos dados pessoais.

Portanto, em consonância com a Lei nº 13.709/18 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – os colaboradores do Grupo Patense deverão tomar as medidas cabíveis a fim de assegurar que os dados pessoais sejam acessados e/ou tratados somente por pessoas que necessitem dessas informações, na realização de suas tarefas, e que sejam coletados apenas dados estritamente necessários à realização de suas atividades, em especial em relação aos dados classificados como sensíveis pela LGPD.

Importante destacar a existência da Política de Privacidade de Dados do Grupo Patense, disponibilizado no site www.patense.com.br, que deve ser lido por todos os stakeholders.

Na condução das atividades do Grupo Patense, caso seja necessário divulgar dados pessoais a terceiros, as partes devem declarar e concordar que observarão os regulamentos, as melhores práticas e as leis relacionadas à segurança, confidencialidade e proteção dessas informações, assim como de quaisquer outras que possam ser consideradas pessoais, confidenciais e/ou estratégicas e que possam ser compartilhadas.

Nos demais casos, é terminantemente proibida a divulgação de dados pessoais coletados e mantidos pelo Grupo Patense, bem como a sua coleta, em especial em relação aos dados classificados como sensíveis pela LGPD, caso estes não estejam fundamentados nas bases legais previstas no artigo 7º da lei supramencionada.

O Encarregado de Proteção de Dados está disponível para esclarecer qualquer dúvida relacionada à lei e suas normativas a todos os colaboradores do Grupo Patense.

Compromisso de todos os colaboradores com o progresso dos negócios da Patense

No Grupo Patense, são preservados os padrões de segurança e a mais alta qualidade de nossos produtos, a fim de cumprir todas as normas legalmente exigidas para a saúde e segurança dos stakeholders.

Qualidade, segurança, novas tecnologias, inovação, capacitação dos colaboradores e responsabilidade socioambiental são valores que orientam nossas atividades.

Dessa forma, o Grupo Patense incentiva o uso de tecnologias ambientalmente saudáveis para uma produção melhor, mais segura, mais limpa e mais sustentável, garantindo o treinamento adequado de nossos colaboradores.

Todas as decisões da empresa relacionadas ao seu relacionamento com os stakeholders serão tratadas com imparcialidade e sem preconceitos de qualquer natureza, obedecendo estritamente às leis e regulamentações estabelecidas pelo setor.

Proteção dos ativos da empresa

A proteção dos ativos empresariais é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa e evitar prejuízos decorrentes de fraudes e outras práticas ilícitas que possam ocorrer no mercado. Por esse motivo, a empresa adota medidas judiciais e extrajudiciais com o objetivo de prevenir possíveis fraudes ou práticas ilícitas.

Equipamentos e Acessórios

Cada colaborador será responsável pela manutenção e proteção de todos os equipamentos e acessórios sob sua responsabilidade. Qualquer problema que ocorra durante o expediente de trabalho deve ser relatado imediatamente aos superiores. Eles analisarão o problema e fornecerão a solução adequada ou, se a dimensão do incidente exceder sua autoridade hierárquica, encaminharão o assunto à Diretoria.

Em casos de furto ou roubo, o colaborador deverá realizar um boletim de ocorrência e apresentá-lo à empresa, caso contrário, poderá ser responsabilizado pelos custos dos materiais perdidos.

Identificação, manutenção e registros contábeis

É dever da Empresa e de seus colaboradores manter livros, registros e contas que registrem de maneira detalhada, precisa e correta todas as transações do Grupo.

No combate à corrupção, é fundamental que as transações sejam transparentes, completamente documentadas e classificadas em contas que reflitam de forma precisa e completa sua natureza, fornecendo detalhes suficientes para que a finalidade e o valor de qualquer pagamento estejam claros.

Omissão no registro ou registro inadequado de um pagamento pode resultar em uma violação ainda mais grave do que o próprio pagamento. Os colaboradores devem garantir que todas as transações e operações sejam totalmente documentadas, corretamente aprovadas e tenham a devida classificação contábil.

É estritamente proibido incluir documentos falsos ou enganosos nos livros e registros da Empresa, em nenhuma circunstância.

A Empresa manterá controles internos que ofereçam segurança de que:

• Todas as operações realizadas sejam aprovadas por pessoas autorizadas;
• Todas as operações sejam devidamente registradas, de forma a permitir a elaboração das demonstrações financeiras em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos ou qualquer critério aplicável a essas demonstrações, além de assegurar o correto controle dos ativos;
• O acesso aos ativos seja permitido apenas com a aprovação geral ou específica da Diretoria da Empresa;
• Os ativos registrados sejam comparados com os ativos existentes em intervalos razoáveis e que medidas apropriadas sejam tomadas em relação a quaisquer diferenças eventualmente identificadas;

Nenhum fundo ou ativo não divulgado ou não registrado do Grupo Patense deve ser estabelecido para qualquer finalidade. Nenhum lançamento falso, enganoso ou artificial deve ser feito nos livros e registros da Empresa, sob qualquer circunstância. Caso você tenha conhecimento ou suspeite que alguém esteja manipulando direta ou indiretamente os livros e registros, ou tentando de qualquer outra forma alterar ou camuflar pagamentos ou registros, é seu dever comunicar imediatamente tal fato por meio dos canais de comunicação existentes no Grupo Patense.

Livre concorrência e lealdade comercial

O Grupo Patense observará, em sua atuação no segmento econômico, os princípios da livre iniciativa, da livre concorrência e da valorização do trabalho humano e, ao mesmo tempo, não compactuará com quaisquer práticas que busquem a cartelização ou a concentração de mercado, as quais entende serem absolutamente incompatíveis com a ordem econômica estabelecida pela Constituição Brasileira.

Comunicação de condutas ilegais e violadores

É extremamente importante que todos os colaboradores do Grupo Patense estejam cientes da importância de relatar qualquer conduta ilegal ou violadora de nossas políticas e compromissos. Para isso, disponibilizamos um Canal de Denúncias, que garante o anonimato e a confidencialidade dos relatos. Este tipo de comunicado também pode ser feito também através do e-mail: linhadireta@patense.com.br

Ressaltamos que o Grupo Patense não tolera qualquer tipo de retaliação contra colaboradores que relatem condutas de boa-fé. A não observância deste compromisso pode resultar em medidas disciplinares, incluindo demissão por justa causa. Dessa forma, reforçamos nosso compromisso com a transparência e a ética em todas as nossas atividades, buscando sempre agir de acordo com a legislação e as melhores práticas de mercado.

Violações ao disposto neste código

As violações deste Código de Ética e Conduta são consideradas infrações graves e podem levar à aplicação de medidas disciplinares em relação aos nossos funcionários, tais como advertências verbais ou por escrito, suspensão, demissão com ou sem justa causa. No caso de violações a este Código e à legislação em geral por parte de outros stakeholders, podem ser tomadas medidas administrativas e/ou judiciais, com a aplicação de medidas legais de acordo com a análise de cada caso específico.

Diretrizes gerais

Todos os colaboradores têm a responsabilidade de agir com diligência, e devem prestar contas pelos atos que praticarem, de acordo com os padrões internos estabelecidos e sempre que solicitado. Ao mesmo tempo, todos são individualmente responsáveis por suas ações e, quando aplicável, pelas decisões tomadas no desempenho de suas respectivas atribuições.

O presente Código é acompanhado de um "Termo de Compromisso ao Código de Conduta e Demais Políticas e Procedimentos", o qual deverá ser lido, compreendido, preenchido e assinado por todos os colaboradores.